Xennin.
Propuesta Comercial · Junio 2026
Xennin CRM · Dos empresas · Una plataforma
Gestión comercial
para Gadas
y Sefutec
Dos cuentas independientes, cada una con su propia identidad, sus propios canales y sus propias automatizaciones. Un único proveedor que conoce el negocio de ambas.
🏪 Gadas — Distribución y ecommerce
🔧 Sefutec — Ingeniería de proyectos
01 · Alcance por empresa
Qué incluye cada cuenta
Gadas y Sefutec — dos negocios, dos configuraciones
🏪 Gadas
Distribución y ecommerce de productos de protección contra incendios. El ciclo comercial va desde la cotización web hasta el despacho. La integración con WooCommerce es el núcleo operativo.
🔧 Sefutec
Ingeniería y proyectos de protección contra incendios. Ciclos de venta largos, cotizaciones técnicas complejas y seguimiento por proyecto. Sin ecommerce — gestión comercial pura.
| Módulo |
Gadas |
Sefutec |
Detalle |
| CRM + pipeline + campos personalizados | ✓ | ✓ | Pipeline completo en Gadas · Pipeline de proyectos en Sefutec (etapas definidas en kickoff) |
| Correo Outlook como canal | ✓ | ✓ | @gadas.cl y @sefutec.cl respectivamente — identidades independientes |
| WhatsApp Business API | ✓ | ✓ | Número corporativo propio por empresa — incluido en mensualidad |
| Chatbot IA (base de conocimientos) | ✓ | — | Solo Gadas — responde preguntas de productos, stock y cotizaciones |
| Chatbot básico (árbol de decisiones) | — | ✓ | Solo Sefutec — flujo fijo definido por el cliente antes del kickoff |
| Teams → minutas en Deal | ✓ | ✓ | Vía Make (middleware). Condicionado a plan Microsoft 365 Business Standard |
| Integración WooCommerce → Xennin | ✓ | — | Solo Gadas — webhook RUT/Giro, mapeo de estados, deduplicación por RUT |
| Cotizaciones manuales + adjunto de docs | ✓ | ✓ | PDF/Excel adjunto en el Deal — para proyectos que no pasan por WooCommerce |
| Dashboard gerencial en tiempo real | ✓ | ✓ | Métricas y paneles personalizados por empresa |
| Módulo de encuestas y reseñas | — | — | Excluido por decisión del cliente |
ℹDos cuentas independientes: Gadas y Sefutec operan en subcuentas separadas de Xennin. Cada una tiene su propio servidor de correo, su propio número de WhatsApp, su propio pipeline y sus propias automatizaciones. Los ejecutivos que trabajen en ambas empresas necesitarán acceso a ambas cuentas. No hay cruce de datos entre cuentas.
02 · Módulos — Gadas
Cuenta Gadas · Distribución y ecommerce
Lo que se configura en Gadas
1
CRM · Pipeline Comercial y Financiero
Contactos · Deals · Campos personalizados · Facturación diferida
Gadas
- Contacto:RUT empresa, razón social, giro, email, teléfono, dirección de facturación, dirección de despacho, canal de origen, ejecutivo asignado.
- Oportunidad (Deal):RUT de facturación, tipo de facturación, forma de pago (contado / crédito 30 días / cheque / anticipo 30–50% / OC adjunta), canal de entrada, monto comprometido, monto facturado, fecha estimada de facturación, estado de facturación, % anticipo, adjunto OC (PDF de la OC del cliente).
- Pipeline:Nuevo Lead → Contactado → Cotizado → Seguimiento Comercial → Seguimiento de Cierre → Negocio Cerrado → Ganado / Perdido.
- Facturación diferida:Proyectos con anticipo + saldo, importaciones con entrega en meses distintos al cierre, proyectos de larga duración. El sistema permite registrar el monto comprometido independiente del monto facturado.
- Valores globales personalizados:RUT empresa, giro, dirección, teléfonos corporativos, Instagram, Facebook, horarios de atención. Se definen una vez — se usan en todas las automatizaciones como variables.
2
WhatsApp Business API · Lógica WA First
Canal centralizado · Inbox compartido · Seguimiento automatizado
Gadas
- Canal oficial:Número corporativo de WhatsApp Business API conectado a Xennin. Todos los ejecutivos gestionan desde el inbox — no desde sus celulares personales.
- WA First Enabled:Toda automatización verifica si el cliente tiene ventana abierta (escribió en las últimas 24h). Si sí → WA gratuito. Si no → email. Sin respuesta → WA template. El objetivo es siempre que el cliente inicie él la conversación — así la ventana queda abierta y los mensajes de seguimiento son gratuitos.
- Inbox compartido:Todos los mensajes entrantes (WA + correo + web) en una sola bandeja. Cada ejecutivo ve solo sus conversaciones asignadas. Fernando ve todo.
- Límite de seguimiento:Máximo 3 intentos por cotización (días 3, 6 y 10). Sin respuesta tras el tercero → deal marcado como "Frío" automáticamente. El sistema no insiste más.
⚡ Lógica WA First Enabled
Trigger automático
→
¿Ventana WA abierta?
→
NO · Ventana cerrada
📧 Email
Sin respuesta
📲 WA template
3
Correo Outlook · Canal @gadas.cl
SMTP/IMAP Outlook · Inbox unificado · Templates de seguimiento
Gadas
- Integración Outlook:El correo @gadas.cl se conecta vía SMTP/IMAP. Los correos entrantes y salientes aparecen en el inbox de Xennin junto con WhatsApp. Una sola bandeja para todo.
- Templates de email:Notificación nuevo lead (interno) · Seguimiento cotización día 3 · Seguimiento cotización día 6 · Reactivación cartera 30 días. Total: 4 templates.
- Canal combinado:Los seguimientos de email y WhatsApp comparten el mismo contador de intentos. Si el deal ya fue marcado como Frío por WA, el sistema no envía correos adicionales.
4
Chatbot IA · Base de conocimientos Gadas
Respuestas automáticas 24/7 · Escalada inteligente · Costo por interacción
Gadas
- Tipo:Chatbot IA generativo entrenado con la base de conocimientos de Gadas — responde en lenguaje natural cualquier variación de la pregunta, sin necesidad de que coincida exactamente con una respuesta programada.
- Base de conocimientos:Hasta 4.000 URLs indexadas o documentos en Google Drive compartido. Xennin provee una carpeta Drive donde el cliente sube y actualiza el material. Xennin re-indexa cuando el cliente actualiza (dentro del soporte básico).
- Límite explícito:El chatbot no da asesoría técnica de ingeniería ni recomienda productos por compatibilidad. Esas consultas siempre van al ejecutivo.
- Sin respuesta conocida:Si recibe una pregunta fuera de su base de conocimientos, responde: "No tengo esa información. ¿Quieres que te conecte con uno de nuestros ejecutivos?" — nunca inventa respuestas.
⚠Costo variable por interacción IA: USD 0,0023 por mensaje gestionado por el chatbot (USD 0,002 base + markup 15%). Este costo se factura mensualmente según el consumo real. Si el volumen es alto, el chatbot sigue siendo más económico que el tiempo de un ejecutivo.
5
Integración WooCommerce → Xennin
Webhook RUT/Giro · Mapeo de estados · Deduplicación · OC B2B
Gadas
- Plugin nativo:Instalado y configurado en el hosting de Gadas para conectar WooCommerce con Xennin.
- Webhook personalizado:Sincroniza RUT de facturación y giro desde WooCommerce a Xennin al crear o actualizar una cotización u orden. El RUT viene validado con Módulo 11 desde el ecommerce.
- Mapeo de estados:Nueva solicitud → Cotizado · Presupuesto aceptado → Negocio Cerrado · Pedido completado → Ganado · Pedido cancelado → Perdido.
- Deduplicación por RUT:Si el cliente ya existe, se actualiza. Si no, se crea. El RUT es la llave maestra — no el email.
- OC como forma de pago B2B:Clientes corporativos que pagan mediante Orden de Compra adjuntan el PDF de la OC directamente en el Deal de Xennin. El ejecutivo valida y mueve el deal manualmente. No se aprueba pago automáticamente.
- Asignación de leads:En la primera etapa, asignación manual por Fernando o Isabel. La automatización por criterios está disponible para activar en fase posterior.
⚠La integración es unidireccional: WooCommerce informa a Xennin. Los cambios en Xennin no actualizan WooCommerce.
03 · Módulos — Sefutec
Cuenta Sefutec · Ingeniería y proyectos
Lo que se configura en Sefutec
1
CRM · Pipeline de Proyectos de Ingeniería
Contactos · Oportunidades · Campos propios · Ciclos largos
Sefutec
- Pipeline:Las etapas se definen en el kickoff según el flujo real de Sefutec — puede incluir Prospecto, Visita Técnica, Propuesta de Ingeniería, Aprobación, En Ejecución, Cierre. El levantamiento determina las etapas exactas.
- Oportunidad (Deal):Tipo de proyecto, monto estimado, plazo de ejecución, ejecutivo asignado, adjunto de propuesta técnica (PDF/Excel), estado de la oportunidad, fecha de cierre estimada.
- Cotizaciones técnicas:Para proyectos complejos (licitaciones, sistemas de extinción, agentes limpios), el ejecutivo crea la oportunidad con el monto total y adjunta el documento de cotización directamente en el Deal.
- Valores globales:RUT Sefutec, giro, dirección, teléfonos, redes sociales — variables que se usan en todas las automatizaciones.
2
WhatsApp Business API · Canal @Sefutec
Número corporativo propio · Inbox compartido · Seguimiento básico
Sefutec
- Canal independiente:Número corporativo de WhatsApp exclusivo de Sefutec. Separado del número de Gadas.
- Inbox compartido:Todos los mensajes de clientes de Sefutec en una sola bandeja. Asignación por ejecutivo.
- Templates propios:Bienvenida nuevo contacto Sefutec · Seguimiento cotización día 10. Total: 2 templates con identidad Sefutec — requieren aprobación de Meta por separado (24–72h).
3
Correo Outlook · Canal @sefutec.cl
SMTP/IMAP Outlook · Inbox unificado · Templates de seguimiento
Sefutec
- Integración Outlook:El correo @sefutec.cl se conecta vía SMTP/IMAP con identidad propia — independiente del correo de Gadas.
- Templates de email:Notificación nuevo lead (interno) · Seguimiento cotización día 6. Total: 2 templates con identidad Sefutec.
4
Chatbot Básico · Árbol de decisiones Sefutec
Flujo fijo · Sin costo por interacción · Requiere Q&A del cliente
Sefutec
- Tipo:Árbol de decisiones fijo — responde solo las preguntas para las que fue programado. Sin IA generativa.
- Costo por interacción:$0 — incluido en la plataforma.
- Por qué básico en Sefutec:El perfil de ingeniería de incendios requiere respuestas técnicas precisas. Un chatbot IA podría dar información técnica incorrecta si la base de conocimientos es incompleta. El árbol de decisiones garantiza que solo responde lo que se le programó explícitamente.
- Sin respuesta conocida:Si el cliente pregunta algo fuera del árbol, responde: "No tengo esa información. ¿Quieres que te conecte con uno de nuestros ejecutivos?"
⚠Condición previa obligatoria: Sefutec debe entregar antes del kickoff el documento Q&A completo con preguntas frecuentes, respuestas exactas y el flujo de derivación al ejecutivo. Sin ese material, el chatbot no se puede configurar. Xennin no redacta el contenido del chatbot — el cliente es el dueño del conocimiento.
Módulo compartido — ambas cuentas
Microsoft Teams → Minutas automáticas en el Deal
Al terminar una reunión de Teams, la transcripción o resumen ejecutivo se carga automáticamente en el contacto o deal correspondiente en Xennin — sin que nadie tenga que copiar ni resumir. El sistema asocia la reunión al contacto correcto por el email de los participantes. Aplica para Gadas y Sefutec.
Teams termina
→
Graph notifica
→
Make procesa
→
Xennin guarda
Microsoft Graph API no conecta directo con Xennin — requiere Make como puente técnico. Make maneja el handshake de validación y el procesamiento del payload.
⚠Condición técnica Microsoft: La integración requiere Microsoft 365 Business Standard mínimo (~USD 12,50/usuario/mes). El plan Familia (personal) no es compatible. Se recomienda el addon Microsoft 365 Copilot (~USD 18–21/usuario/mes) para resúmenes ejecutivos automáticos con IA en lugar de transcripción cruda. Estos son costos que Gadas/Sefutec contrata directamente con Microsoft — no pasan por Xennin.
⚙️Configuración del tenant Microsoft 365: La habilitación de la transcripción automática en Teams debe ser realizada por el administrador de Microsoft 365 de Gadas/Sefutec. Xennin configura el conector técnico (Make + Microsoft Graph) — no la configuración interna del tenant. Xennin solicitará acceso de usuario administrador al tenant para realizar las conexiones.
04 · Inversión
Precio de implementación
Lo que cuesta arrancar
Implementación total — ambas cuentas
Gadas (completa) + Sefutec (simplificada)
$2.500.000
neto + IVA · Precio global · Pago en hitos
🏪 Gadas
Implementación completa
CRM + pipeline + campos✓ Incluido
WhatsApp API + inbox✓ Incluido
Correo Outlook @gadas.cl✓ Incluido
Chatbot IA + base conocimientos✓ Incluido
Teams → minutas (Make)✓ Incluido
Integración WooCommerce✓ Incluido
9 workflows + 5 WA + 4 email✓ Incluido
🔧 Sefutec
Implementación simplificada
CRM + pipeline proyectos✓ Incluido
WhatsApp API + inbox✓ Incluido
Correo Outlook @sefutec.cl✓ Incluido
Chatbot básico (árbol de decisiones)✓ Incluido
Teams → minutas (Make)✓ Incluido
Integración WooCommerce— No aplica
4 workflows + 2 WA + 2 email✓ Incluido
📋¿Qué se incluye en la implementación? Sesión de kickoff (formulario previo + levantamiento), configuración completa de ambas cuentas con hasta 3 usuarios por cuenta (creación, permisos y firma de correo), desarrollo de todos los workflows y templates, integración WooCommerce para Gadas, configuración Make + Teams, chatbot IA Gadas y chatbot básico Sefutec, capacitación en go live, y set de Looms 20 días hábiles post go live. La plataforma admite usuarios ilimitados — la configuración inicial de cuentas, permisos y firmas se realiza para hasta 3 usuarios por empresa; los usuarios adicionales se configuran dentro del soporte mensual.
🗓 Plan de pago — $2.500.000 en 3 hitos
Kickoff + inicio del proyecto
50%
Al firmar y emitir OC por el total — $1.250.000 neto
Módulos core operativos
25%
CRM + WhatsApp + correo + chatbot activos en ambas cuentas — $625.000 neto
Go live + capacitación
25%
Integración WooCommerce + Teams + validación final — $625.000 neto
⚠La OC se emite por el total del proyecto ($2.500.000). El fraccionamiento en hitos es para facilitar la gestión del flujo de caja — no reduce el compromiso total.
⏸ Congelamiento de plazo por retraso del cliente
Si el cliente no entrega los accesos requeridos (tenant Microsoft, números WhatsApp, formulario completo) dentro de los 15 días hábiles posteriores al kickoff, el proyecto entra en estado de pausa. Durante la pausa el plazo no corre.
La reactivación del proyecto requiere el pago de un cargo de reactivación de 3 UF + IVA antes de continuar, que cubre la recontextualización y reorganización de agenda.
Si la pausa supera los 30 días corridos, Xennin puede dar por terminado el proyecto unilateralmente. El primer hito ya pagado (50%) no es reembolsable — representa el trabajo de levantamiento, diseño de arquitectura y configuración base ya ejecutado.
El tiempo de reuniones excedido (sobre el máximo acordado por sesión) se descuenta de las horas de soporte del mes en curso. Si no hay horas disponibles, se factura a 1,3 UF/hora + IVA en la siguiente factura mensual.
05 · Mensualidades y costos variables
Lo que se paga cada mes
Fee mensual por cuenta
🏪 Gadas
5,5 UF
~$220.000 neto + IVA · mensual · contrato anual
Plataforma Xennin activa✓
Canal WhatsApp Business API activo✓ Incluido
Integración Microsoft Teams activa✓ Incluido
2h de soporte mensual✓
Usuarios ilimitados✓
🔧 Sefutec
3,5 UF
~$140.000 neto + IVA · mensual · contrato anual
Plataforma Xennin activa✓
Canal WhatsApp Business API activo✓ Incluido
Integración Microsoft Teams activa✓ Incluido
1h de soporte mensual✓
Usuarios ilimitados✓
Total mensual — ambas cuentas
Contrato anual · 12 meses · Sin escalada por usuarios
9 UF
~$360.000 neto + IVA / mes
📋 Condiciones del contrato mensual: El contrato tiene una duración mínima de 12 meses. La terminación anticipada requiere aviso escrito con 30 días corridos de anticipación y el pago de los meses restantes hasta completar el período mínimo. Al término del período inicial, el contrato se renueva automáticamente por períodos iguales salvo aviso de no renovación con 30 días de anticipación. Las horas de soporte mensual no son acumulables — las horas no utilizadas en el mes en curso se pierden al cierre del período.
Costos según consumo real
Costos variables — se cobran aparte con markup 15%
💡Estos costos no están en la mensualidad fija. Se facturan mensualmente según el consumo real. La lógica WhatsApp First los minimiza al máximo — en la mayoría de los flujos el canal es completamente gratuito.
| Concepto | Precio | Cuándo aplica |
|---|
| WA conversaciones entrantes | Gratis | El cliente escribe primero. Caso más frecuente — no tiene costo. |
| WA mensajes en ventana abierta | Gratis | Seguimientos enviados dentro de las 24h del último mensaje del cliente. |
| WA template saliente (reactivación) | USD 0,035/msg | Seguimiento fuera de ventana abierta. Campañas de reactivación de cartera. |
| Chatbot IA — por interacción | USD 0,0023/msg | Solo Gadas. Conversaciones gestionadas automáticamente por el chatbot IA. |
| Validación de emails | Según uso | Verificación de calidad de base de datos de emails antes de campañas masivas. |
| LC Phone — número chileno (opcional) | USD 11,50/mes | Número telefónico local para llamadas y SMS registradas dentro del CRM. Módulo opcional. |
| LC Phone — llamadas salientes Chile | ~USD 0,10/min | Solo si se activa el módulo de telefonía. Solo aplica con número LC Phone activo. |
| LC Phone — SMS saliente Chile | ~USD 0,09/SMS | SMS tienen baja entrega en Chile. WhatsApp reemplaza SMS en la mayoría de los casos. |
Estimación mensual de costos variables: Con el volumen actual de Gadas (~350 cotizaciones/mes) y uso moderado del chatbot, el costo variable estimado es USD 15–30/mes (~$15.000–$30.000 CLP) entre ambas cuentas. Esto incluye templates de reactivación de cartera y uso del chatbot IA en Gadas.
06 · Inventario de automatizaciones
Workflows definidos por el cliente
Automatizaciones por empresa
⚡ Workflows activos13 workflows
| # | Nombre | Trigger | Acción principal | Empresa |
|---|
| 1 | Nuevo lead web | Formulario web enviado | Crear contacto + deal + notificar a Fernando | Ambas |
| 2 | Nuevo lead WhatsApp | Nuevo contacto vía WA corporativo | Bienvenida automática + crear contacto + asignar ejecutivo | Ambas |
| 3 | Nuevo lead email | Email entrante a info@ / ventas@ | Crear ticket + asignar a Fernando para distribución | Ambas |
| 4 | SLA 24h — reasignación | Deal sin actividad 24h | Alerta a Fernando + evaluar reasignación | Ambas |
| 5 | Seguimiento cotización WA First | Cotización sin respuesta días 3 / 6 / 10 | WA si ventana abierta → email → WA template. Máximo 3 intentos. | Ambas |
| 6 | Cotización caducada | 5 días hábiles sin respuesta | Cambio estado automático + notificar ejecutivo | Gadas |
| 7 | Cierre de deal | Cotización aceptada en WooCommerce | Mover a "Negocio Cerrado" + registrar monto | Gadas |
| 8 | Deal perdido | Cotización rechazada | Mover a "Perdido" + solicitar motivo (campo obligatorio) | Gadas |
| 9 | Reactivación cartera 30 días | Cliente sin actividad 30 días | WA o email con novedades + tarea al ejecutivo | Gadas |
| 10 | Alerta cartera 60 días | Cliente sin actividad 60 días | Reporte a Fernando para evaluar reasignación | Gadas |
| 11 | Minuta Teams → Gadas | Reunión Teams finalizada | Make procesa → guarda transcripción/resumen en Deal Gadas | Gadas |
| 12 | Minuta Teams → Sefutec | Reunión Teams finalizada | Make procesa → guarda transcripción/resumen en Deal Sefutec | Sefutec |
| 13 | Seguimiento cotización día 10 | Sin respuesta tras 10 días | WA template como último intento antes de marcar Frío | Sefutec |
📱 Templates de WhatsApp7 templates
| # | Template | Categoría Meta | Empresa |
|---|
| 1 | Bienvenida nuevo contacto | Utilidad | Ambas (versión por empresa) |
| 2 | Notificación lead asignado (interno) | Utilidad | Ambas (versión por empresa) |
| 3 | Seguimiento cotización día 3 | Marketing | Gadas |
| 4 | Seguimiento cotización día 10 | Marketing | Ambas (versión por empresa) |
| 5 | Reactivación cartera 30 días | Marketing | Gadas |
📧 Templates de Email6 templates
| # | Template | Empresa |
|---|
| 1 | Notificación nuevo lead (interno) | Ambas (versión por empresa) |
| 2 | Seguimiento cotización día 3 | Gadas |
| 3 | Seguimiento cotización día 6 | Gadas |
| 4 | Reactivación cartera 30 días | Gadas |
| 5 | Seguimiento cotización día 6 | Sefutec |
| 6 | Notificación nuevo lead (interno) | Sefutec |
ℹLos templates de WhatsApp que se usan en ambas empresas requieren aprobación de Meta por separado para cada cuenta — son templates distintos aunque tengan contenido similar. El tiempo de aprobación de Meta es de 24–72 horas por template.
📊 Métricas personalizadas10 métricas
| Métrica | Gadas | Sefutec |
|---|
| Tasa de conversión global (deals ganados / deals creados × 100) | ✓ | ✓ |
| Tasa de conversión por ejecutivo | ✓ | ✓ |
| % oportunidades respondidas en <24h | ✓ | ✓ |
| % propuestas entregadas en <72h | ✓ | — |
| Proyección a 30 / 60 / 90 días | ✓ | ✓ |
| Cartera activa vs. inactiva por ejecutivo | ✓ | ✓ |
| Tasa de pérdida por ejecutivo | ✓ | ✓ |
| Rubro con mayor / menor tasa de conversión | ✓ | ✓ |
| Oportunidades por canal de entrada | ✓ | ✓ |
| % clientes satisfechos (4–5⭐ / total encuestas) | — | — |
Las métricas anteriores requieren configuración de campos y fórmulas personalizadas en el dashboard. El módulo de encuestas y satisfacción está excluido por decisión del cliente.
07 · Soporte y autonomía
Qué cubre el soporte y qué no
Soporte mensual — categorías de trabajo
✅ Dentro del soporte mensual
AConsultas: "¿Cómo hago X?" — orientación de uso de la plataforma.
BAjustes menores: Cambiar texto de un mensaje, ajustar plazo de seguimiento, editar firma de correo.
CUsuarios: Crear, editar o desactivar usuarios y permisos.
DDiagnóstico: Identificar por qué una automatización falló.
ERe-indexación chatbot: Xennin re-indexa la base de conocimientos cuando el cliente actualiza Drive.
FReuniones de soporte: Videollamadas para resolver dudas. Descuenta minuto a minuto de las horas del mes.
❌ Fuera del soporte — se cotiza aparte
GNuevas automatizaciones: Crear un workflow que no estaba en el acta original.
HNuevos templates: Nuevo template WA o email no contemplado.
ICambios de pipeline: Agregar o eliminar etapas o campos.
JIntegraciones nuevas: Conectar un sistema externo no contemplado.
KReconstrucción por eliminación: El cliente eliminó una automatización, campo o configuración. Se cotiza igual que crearlo nuevo.
LCorrección por modificación: El cliente modificó algo y lo dejó sin funcionar. Diagnóstico en soporte — corrección se cotiza aparte.
MCapacitación usuarios nuevos: Entrenar a un nuevo integrante más allá de los Looms entregados.
🏪 Gadas
2h / mes
No acumulables. Las horas no utilizadas en el mes en curso se pierden al cierre del período mensual.
🔧 Sefutec
1h / mes
No acumulables. Las horas no utilizadas en el mes en curso se pierden al cierre del período mensual.
⚡ Condiciones operativas del soporte
Tiempos de respuesta
24h hábiles
Falla crítica: inbox WA/correo sin recibir mensajes, automatizaciones completamente detenidas, pipeline inaccesible, acceso bloqueado para todos los usuarios, sincronización WooCommerce detenida.
48h hábiles
Consulta y ajuste menor: orientación de uso, cambio de texto en mensaje, editar firma, agregar usuario, diagnóstico de automatización específica, reporte con comportamiento inesperado.
Cotización previa
Solicitud fuera del soporte básico (categorías G–M): nueva automatización, nuevo template, cambio de pipeline, integración nueva, reconstrucción por eliminación del cliente.
Canal y horario
El soporte se solicita exclusivamente a través del correo de soporte de Xennin o WhatsApp corporativo. Las solicitudes por canales no habilitados (número personal, redes sociales) no tienen tiempo de respuesta garantizado.
Horario de soporte: lunes a viernes 9:00–18:00h. Las solicitudes fuera de ese horario se atienden al siguiente día hábil.
Tarifa por hora adicional fuera del soporte incluido: 1,3 UF + IVA por hora. Toda solicitud fuera del soporte básico se presupuesta y aprueba por escrito antes de ejecutar.
⚠Si el cliente elimina una automatización configurada por Xennin, no se reconstruye dentro del soporte básico. Reconstruirla tiene el mismo costo que crearla originalmente — se cotiza a 1,3 UF/hora + IVA y requiere aprobación escrita antes de ejecutar. Los Looms entregados post go live incluyen instrucciones de qué se puede modificar sin riesgo y qué no debe tocarse.
Material de autonomía
Looms de capacitación — entrega 20 días hábiles post go live
✓Xennin se compromete a entregar un set de videos Loom organizados por bloque temático, 20 días hábiles después del go live. El material se comparte vía link a carpeta Drive. Cubre todo lo necesario para que el equipo pueda realizar ajustes menores sin depender de soporte.
Bloque 1 — Gestión de la cuenta
L01Cómo crear y editar usuarios + asignar permisos de acceso
L02Cómo configurar y cambiar firmas de correo por usuario
L03Cómo gestionar el calendario — crear eventos y bloquear horarios (sin integración Teams/Make)
Bloque 2 — Contactos y oportunidades
L04Cómo crear un contacto manualmente y editar sus datos
L05Cómo crear una oportunidad y moverla entre etapas del pipeline
L06Cómo adjuntar documentos (cotizaciones, OC, contratos) en un deal
L07Cómo registrar una nota interna en un deal
Bloque 3 — Comunicaciones
L08Cómo usar el inbox centralizado — responder WA, correo y chat desde un solo lugar
L09Cómo crear un nuevo template de WhatsApp y enviarlo a aprobación de Meta
L10Cómo crear un nuevo email o modificar uno existente sin romper la automatización
Bloque 4 — Automatizaciones
L11Cómo revisar el estado de una automatización — activa, pausada o con error
L12Cómo crear una automatización nueva básica — trigger + acción simple
L13Cómo editar el contenido de una automatización existente sin romperla
Bloque 5 — Reportes y métricas
L14Cómo leer el dashboard gerencial y qué significa cada métrica
L15Cómo crear un reporte personalizado nuevo
L16Cómo exportar datos de contactos y oportunidades
Bloque 6 — Chatbot
L17Cómo agregar una nueva pregunta/respuesta al chatbot básico — Sefutec
L18Cómo actualizar la base de conocimientos del chatbot IA — subir documentos a Drive y solicitar re-indexación · Gadas
08 · Implementación
Del kickoff al go live
Plan de implementación — 8 a 10 semanas
Sem 1
K — Kickoff (Gadas + Sefutec)
- Formulario de kickoff respondido por el cliente ANTES de esta sesión
- Levantamiento de requerimientos Gadas y Sefutec en paralelo
- Definición de etapas pipeline Sefutec y confirmación pipeline Gadas
- Entrega de material gráfico, accesos y credenciales
- Mapa mental de automatizaciones y reglas de negocio
- Resultado: Acta de reglas de negocio firmada antes de iniciar el desarrollo
- ⚠ El plazo comienza cuando el cliente entrega: accesos Microsoft 365 (usuario admin), números WA corporativos, material gráfico y formulario completo
Sem 2–5
D — Desarrollo (trabajo interno)
- Configuración de ambas subcuentas en Xennin
- Pipeline Gadas + pipeline proyectos Sefutec
- Workflows 1–13 según inventario definido
- Templates WA (a aprobación Meta simultáneamente — 24–72h por template)
- Templates de email Gadas y Sefutec
- Integración Outlook @gadas.cl y @sefutec.cl
- Chatbot IA Gadas + indexación base de conocimientos
- Chatbot básico Sefutec (requiere Q&A del cliente entregado en kickoff)
- Configuración Make + Microsoft Graph API (condicionado a acceso admin tenant)
- Integración WooCommerce → Xennin (solo Gadas)
Sem 6
V1 — Primera validación (5 días hábiles)
- Demo completa del sistema en ambas cuentas
- El cliente prueba flujos en ambiente real
- Recopilación de observaciones
- Tiempo máximo de sesión: 1h. Tiempo adicional descuenta de soporte del mes.
Sem 7–8
V2 — Correcciones + validación final (3 días hábiles)
- Ajustes sobre observaciones de V1 (solo cambios dentro del acta)
- Cambios fuera del acta se cotizan y aprueban antes de ejecutar
- Pruebas end-to-end de todos los flujos
Sem 8–10
GO · Go live + capacitación
- Sesión de capacitación con el equipo (máx 2h)
- Encendido de automatizaciones en producción
- Monitoreo de los primeros 5 días hábiles de operación
- Entrega de Looms 20 días hábiles posteriores al go live
📅Go live Gadas: semana 8. Si la integración Teams requiere tiempo adicional para que el cliente configure el tenant de Microsoft, se activa en semana 9–10 sin afectar el go live del resto del sistema. Sefutec opera en paralelo al mismo ritmo que Gadas — mismo kickoff, mismo go live.
09 · Condiciones y alcance
Lo que hay que tener claro antes de firmar
Condiciones del proyecto
📋 Alcance congelado en el acta
El inventario de workflows, templates y módulos de esta propuesta es el alcance definitivo. El acta de reglas de negocio firmada en el kickoff define exactamente cómo se comporta cada automatización. Cualquier funcionalidad no contemplada en el acta se cotiza antes de ejecutar.
🖥 Microsoft 365 Business — condición técnica Teams
La integración Teams → Xennin requiere Microsoft 365 Business Standard mínimo (~USD 12,50/usuario/mes). El plan Familia no es compatible. La configuración del tenant es responsabilidad del cliente. Xennin solicita acceso de usuario administrador para configurar Make.
📱 Números WhatsApp corporativos
Gadas y Sefutec deben contar con un número de WhatsApp corporativo propio disponible para cada empresa (no en uso en la app del celular). Sin número disponible, el módulo de WhatsApp no puede activarse.
📁 Formulario de kickoff — el cliente define el inicio
Una vez aceptada la propuesta, Xennin envía el contrato, la OC y el formulario de kickoff diferenciado por empresa (Gadas y Sefutec). La sesión de kickoff se agenda una vez que el formulario esté completamente respondido y todo el material entregado: logos PNG fondo transparente, firmas de correo, datos corporativos (RUT, giro, dirección, redes sociales) y Q&A del chatbot básico Sefutec. El cliente determina el inicio del proyecto con la entrega de este material.
🤖 Chatbot básico Sefutec
El cliente debe entregar el documento Q&A completo (preguntas, respuestas exactas y flujo de derivación) antes del kickoff. Sin ese material, el chatbot no se puede configurar. Xennin no redacta el contenido — el cliente es el dueño del conocimiento técnico de Sefutec.
🧠 Base de conocimientos chatbot IA Gadas
El cliente provee el material (catálogos, fichas de producto, preguntas frecuentes) en una carpeta Drive compartida. Hasta 4.000 URLs o 25 archivos de hasta 10MB. Xennin re-indexa cuando el cliente actualiza el material — parte del soporte básico.
📦 Fuera del alcance
Encuestas de satisfacción y reseñas Google (eliminadas por decisión del cliente). Integración con Laudus ERP. Migración de historial de conversaciones de WhatsApp. LC Phone (telefonía) es opcional y tiene costo adicional.
⏱ Reuniones y protección de HH
Reuniones con agenda enviada 24h antes. Tiempo máximo: kickoff 2h, validaciones 1h. El tiempo adicional por interrupciones o consultas fuera de scope descuenta de las horas de soporte del mes en curso.
🔑 Cambios del cliente en el sistema
Los cambios realizados por el cliente en automatizaciones o configuraciones son de su responsabilidad. Si generan fallas, el diagnóstico va dentro del soporte. La reconstrucción de elementos eliminados por el cliente se cotiza como trabajo nuevo.
🚫 Desistimiento posterior al kickoff
Si el cliente decide no continuar el proyecto después de emitida la OC y pagado el primer hito, el 50% inicial ($1.250.000 neto) no es reembolsable. Representa el trabajo de levantamiento, diseño de arquitectura, acta de reglas de negocio y configuración base ya ejecutados por Xennin.
📅 Vigencia de esta propuesta
Válida hasta el 31 de julio de 2026. Los precios están expresados en UF — se convierten al valor UF del día de emisión de cada factura.